Un tatuaggio personalizzato non si prenota con pochi clic standard. Disegno, posizione, dimensioni e scelta dell'artista richiedono una valutazione e una consulenza individuali prima di fissare un appuntamento. Superchat aiuta PIKASS TATTOO a gestire proprio questo coordinamento in modo efficiente.
PIKASS TATTOO è uno degli studi di tatuaggi più conosciuti della zona del Reno-Neckar, con sedi a Ketsch e Wiesloch. Le richieste arrivano via WhatsApp, Instagram, live chat sul sito e telefono, e il team deve tenere d'occhio tutti questi canali contemporaneamente.
Per questo l'Amministratore Delegato Marco Berlinghof non ha trattato la comunicazione come una questione secondaria, ma come un processo che ha bisogno di un proprio sistema. Il suo obiettivo: essere raggiungibili anche fuori dagli orari dello studio, dedicando meno tempo alle domande ricorrenti.
La sfida: richieste da ogni parte, nessun sistema centrale
I messaggi in arrivo erano sparsi tra social media e WhatsApp, senza alcuna struttura. Senza un'interfaccia condivisa, raccogliere le richieste e assegnarle alla persona giusta costava tempo prezioso. Chi cercava una conversazione doveva cercarla nella scheda in cui era iniziata.
In più il settore ha una sfida tutta sua: molti appuntamenti e prenotazioni per tatuaggi richiedono un pagamento o un acconto anticipato, e il team deve verificare con certezza che sia arrivato. Con due sedi e un'agenda piena, è un impegno quotidiano.
Un flusso di prenotazione standard non era un'opzione. Poiché ogni richiesta richiede molta consulenza, il processo di prenotazione non poteva essere semplicemente automatizzato. Così molto tempo di lavoro era assorbito da attività di comunicazione ricorrenti, invece di essere dedicato a consulenza, servizio e vendita.
Un altro tema erano le recensioni. Soprattutto nel mondo del tatuaggio, i potenziali clienti confrontano gli studi in base alle recensioni su Google prima ancora di scrivere. Senza un processo definito, ricordare ai clienti soddisfatti di condividere pubblicamente la loro soddisfazione era una questione di fortuna.
La soluzione: una piattaforma, integrata con gli strumenti esistenti
In PIKASS TATTOO, Superchat è la piattaforma di comunicazione centrale, ma non uno strumento isolato. Tutti i canali confluiscono in un'unica inbox invece che in schede WhatsApp, live chat e Instagram aperte una accanto all'altra, e da lì Superchat si collega ai sistemi esistenti.
Nel lavoro quotidiano il caso d'uso principale resta il più semplice: informare i potenziali clienti, rispondere alle domande e preparare al meglio i clienti all'appuntamento in studio.
Solo quando i potenziali clienti hanno condiviso le informazioni rilevanti sul loro progetto di tatuaggio, la richiesta passa al team di consulenza. Fino a quel momento è l'assistente digitale a occuparsi delle domande ricorrenti e del primo orientamento.
Le automazioni sono costruite attorno a questo nucleo. Un monitoraggio automatico dei pagamenti ricorda ai clienti via WhatsApp gli acconti ancora da versare. L'integrazione passa da Zapier e collega CRM, Superchat e software di email, così nessuno deve controllare a mano chi non ha ancora pagato.
Tramite lo stesso collegamento API, i clienti in lista d'attesa vengono ricontattati automaticamente e ricevono un promemoria dell'interesse mostrato tempo prima. Così i vecchi contatti tornano attivi senza che qualcuno debba scorrere una lista.
La recensione arriva alla fine del percorso del cliente. Dopo ogni seduta completata, le richieste di recensione partono in automatico. Così per i clienti soddisfatti è il più semplice possibile raggiungere il profilo delle recensioni.
Superchat non è usato come soluzione a sé, ma come parte centrale di un insieme di sistemi costruito su misura. PIKASS collega la piattaforma ai propri processi nel CRM e in altri strumenti tramite integrazioni e automazioni.
Il risultato: meno routine, più tempo per la consulenza
Automatizzare le attività ricorrenti ha ridotto in modo significativo il lavoro manuale nell'assistenza clienti. Al team resta più tempo per la consulenza individuale e la cura personale dei clienti.
Questo è possibile perché le attività ricorrenti legate a richieste, acconti e liste d'attesa non si fanno più a mano, ma passano da Superchat e dai sistemi collegati.
Invece di schede aperte una accanto all'altra c'è un'unica inbox. Le richieste si trovano facilmente, le responsabilità sono chiare e il coordinamento tra Ketsch e Wiesloch avviene tramite etichette direttamente sulla conversazione, invece che per vie traverse.
Diversi processi ricorrenti ora sono automatizzati, tra cui i promemoria di pagamento, la riattivazione della lista d'attesa, gli inviti a lasciare una recensione e le risposte dell'agente AI.
Poiché l'agente AI risponde alle richieste in live chat anche quando in studio nessuno è davanti a uno schermo, PIKASS TATTOO è raggiungibile indipendentemente dagli orari di apertura.
Si vede anche nel Profilo dell'attività su Google: 1.474 recensioni con una media di 5,0 stelle (al 4 settembre 2026). Per i potenziali clienti che confrontano gli studi prima di inviare il primo messaggio, è la prima impressione. Le richieste di recensione automatiche fanno sì che i clienti soddisfatti ci arrivino facilmente dopo ogni seduta completata.
Il tempo liberato va nella consulenza. Il tempo che prima serviva per smistare i canali e sollecitare i pagamenti ora è disponibile per parlare di disegno, posizione e preparazione all'appuntamento.
Conclusione: la comunicazione come processo a sé
PIKASS TATTOO non ha solo digitalizzato la comunicazione con i clienti, l'ha strutturata. Superchat riunisce i canali, le automazioni si occupano della parte ricorrente, dall'acconto all'invito a lasciare una recensione, e l'integrazione con CRM e software di email tiene le informazioni in un unico posto.
Il risultato è un processo di assistenza più snello, con la stessa qualità di servizio.
L'obiettivo resta essere più veloci ed efficaci della concorrenza e restare raggiungibili 24 ore su 24. L'insieme di sistemi su misura è volutamente aperto: ciò che oggi passa da Zapier e dalle integrazioni API può essere esteso ad altri processi non appena il lavoro quotidiano lo richiede.
